Firma digital

Descripción

Servicio para preparar un PDF, colocar campos y solicitar firmas a una o varias personas, conservando estado y evidencias del proceso.

Casos de uso

Solicitar aceptación y firma de acuerdos o autorizaciones.
Recoger firmas en un orden definido.
Situar firma, fecha y datos sobre páginas concretas.
Consultar el seguimiento y obtener el PDF completado.

Cómo crear el servicio

En Cloud > Nuevo elemento, selecciona Firma digital. Sube o elige el PDF, asigna nombre y carpeta y crea la solicitud. Después añade firmantes y coloca los campos antes de enviarla.

Interfaz y controles

El preparador muestra miniaturas y páginas del PDF, lista de firmantes y una paleta de campos. Los campos se arrastran, redimensionan y asignan a una persona. Las pestañas o acciones de seguimiento muestran estado, envíos y evidencias. La cabecera permite guardar, previsualizar, enviar y descargar cuando el proceso está completado.

Flujo de trabajo completo

Selecciona un PDF definitivo y revisa todas sus páginas.
Añade firmantes, datos de contacto y orden si corresponde.
Coloca y asigna todos los campos obligatorios.
Configura acceso, mensajes y caducidad disponibles.
Previsualiza como firmante y envía las solicitudes.
Supervisa estados y reenvía solo cuando sea necesario.
Descarga el PDF final y las evidencias disponibles.

Archivos o datos admitidos

Admite PDF como documento de origen. Almacena firmantes, campos, posiciones, estados y eventos de auditoría. Los campos disponibles pueden incluir firma, iniciales, nombre, texto, fecha, casilla u otros tipos configurados. Un PDF cifrado, dañado o sin páginas renderizables puede ser rechazado.

Opciones de configuración

Firmantes: cada firmante contiene nombre, correo u otros datos de contacto. Sirve para identificar a quién se asignan campos y se envía acceso.
Orden de firma: define si todos pueden actuar en paralelo o si cada persona recibe la solicitud después de la anterior. Se utiliza cuando el proceso exige una secuencia de aprobación.
Tipo de campo: determina si se solicita firma, iniciales, nombre, fecha, texto, casilla u otro dato. Cada tipo aplica una interacción y validación diferentes.
Asignación del campo: vincula el campo a un firmante concreto. Impide que otra persona complete datos que no le corresponden.
Página y posición: sitúan el campo sobre coordenadas del PDF. Deben revisarse en todas las páginas y tamaños de pantalla.
Ancho y alto: determinan el área disponible para firma o texto. Un campo demasiado pequeño puede cortar el contenido.
Campo obligatorio: impide completar el proceso mientras esté vacío. Debe activarse en firmas o datos indispensables.
Valor o texto predefinido: completa información conocida o muestra una instrucción, según el tipo de campo. No debe bloquear datos que el firmante necesite corregir.
Método de acceso: define cómo abre o valida su identidad el firmante, por ejemplo enlace seguro o autenticación disponible.
Asunto y mensaje: personalizan la comunicación enviada y explican documento, remitente y acción solicitada.
Caducidad: invalida el acceso después de una fecha. Sirve para procesos con plazo y reduce exposición de enlaces antiguos.
Recordatorios: repiten la notificación a firmantes pendientes con la frecuencia configurada, evitando envíos manuales excesivos.
Visibilidad Cloud: controla quién administra o consulta el servicio dentro de Apification; no sustituye la autorización individual de firma.

Resultado y formatos de exportación

El resultado principal es un PDF firmado junto con estados y evidencias de auditoría. No convierte el documento a otros formatos durante la firma. Para imágenes, PDF/A, Word u otras operaciones usa el Transformador antes de iniciar la solicitud o después de completarla si la política lo permite.

Guardado, descarga y compartición

Guardar conserva la preparación sin enviarla. Enviar crea accesos para firmantes. Al completarse, descarga el PDF final y la evidencia disponible desde seguimiento. Usuarios concede acceso administrativo dentro de Apification; no sustituye los enlaces individuales de firma.

Límites y requisitos técnicos

Requiere renderizado PDF operativo y, para comunicaciones, correo y cola configurados. Se aplican límites de tamaño, firmantes, créditos y almacenamiento. El valor jurídico depende de identificación, integridad, evidencia y normativa de cada jurisdicción; el servicio no garantiza por sí solo un nivel legal concreto.

Errores frecuentes

No se renderizan páginas: revisa PDF, cifrado, Poppler y rutas del sistema.
No se puede enviar: falta un firmante, contacto o campo obligatorio.
El enlace no funciona: comprueba caducidad, estado y si ya fue completado o revocado.
No llega el correo: revisa dirección, proveedor, cola y registros de envío.

Privacidad y tratamiento de datos

El documento, firmas, identificadores y eventos pueden ser datos personales sensibles. Define base legal, conservación y acceso, utiliza HTTPS y limita administradores. No publiques enlaces de firma ni descargues evidencias en dispositivos no controlados.

Preguntas frecuentes

¿Es siempre una firma electrónica cualificada? No; depende del método y proveedor implementado y de la normativa aplicable.
¿Puedo cambiar el PDF después de enviar? No debería; cualquier cambio invalida la correspondencia con lo aceptado y exige una nueva solicitud.
¿Usuarios permite firmar? No necesariamente; da acceso al servicio, mientras cada firmante usa su flujo asignado.

Servicios relacionados

Documento PDF con metadatos para archivo, Transformador de archivos para preparar o convertir el PDF y Documento para redactar el original.