Dropdown-Listen in Tabellen: So entwerfen und prüfen Sie sie vor dem Teilen

Wann eine Dropdown-Liste hilft – und wann sie stört

Eine Dropdown-Liste kann nützlich sein, wenn eine Spalte eine begrenzte und relativ stabile Auswahl an Antworten zulässt. Sie können beispielsweise Statusangaben wie „Ausstehend“, „In Bearbeitung“ oder „Abgeschlossen“ vorgeben oder eine Region aus einem Katalog auswählen lassen. Mit der Datenüberprüfung lassen sich die Datentypen oder Werte einschränken, die in eine Zelle eingegeben werden. Listen sind eine der im Schulungsmaterial von COBATAB beschriebenen Optionen: https://bachilleratovirtual.cobatab.edu.mx/pluginfile.php/3696/mod_folder/content/0/HCA%20-%20Antolog%C3%ADa%20Periodo%202.pdf?forcedownload=1. Als praktische Empfehlung können gängige Auswahlmöglichkeiten Schreibvarianten reduzieren und die spätere Prüfung erleichtern.

Machen Sie nicht jedes Feld zu einer Liste, nur weil diese Funktion verfügbar ist. Wenn eine Antwort Gründe erklären, Kontext ergänzen oder eine Ausnahmesituation beschreiben muss, ist Freitext möglicherweise besser geeignet. Eine geschlossene Kategorie sollte niemanden dazu zwingen, etwas Falsches auszuwählen, nur um fortfahren zu können. Fragen Sie sich vor dem Erstellen der Liste, ob sich jede mögliche Antwort kurz benennen lässt und ob die Auswahl alle erwarteten Fälle abdeckt. Falls nicht, können Sie eine allgemeine Kategorie mit einer separaten Kommentarspalte kombinieren oder ein Formular mit strukturierten Fragen in Betracht ziehen.

• Als Gestaltungskriterium eignen sich Listen für Statusangaben, Typen, Regionen oder Kategorien mit bekannten Auswahlmöglichkeiten.
• Verwenden Sie sie nicht als Ersatz für eine Erklärung, eine Notiz oder ein Freitextfeld.
• Wenn sich die Auswahlmöglichkeiten häufig ändern, legen Sie fest, wer sie prüft und aktualisiert.

Gestalten Sie Auswahlmöglichkeiten eindeutig

Beginnen Sie als Gestaltungsempfehlung damit, den Katalog außerhalb der Antwortzellen aufzuschreiben und ihn mit den Personen zu prüfen, die den Prozess kennen. Verwenden Sie kurze Bezeichnungen, die ohne zusätzliche Anweisungen verständlich sind und einen vergleichbaren Detailgrad haben. Vermischen Sie beispielsweise nicht „Norden“ mit „Kunde bittet um Überprüfung der Region“: Die erste Option ist eine Kategorie, die zweite ein Kommentar. Legen Sie außerdem fest, ob die Bezeichnungen Großschreibung, Abkürzungen oder ausgeschriebene Namen verwenden, und wenden Sie dieselbe Regel in der gesamten Liste an.

Prüfen Sie, ob verschiedene Bezeichnungen denselben Sachverhalt meinen könnten. „In Bearbeitung“ und „Wird bearbeitet“ könnten beispielsweise gleichartige Einträge aufteilen. Legen Sie fest, was bei Fällen außerhalb des Katalogs zu tun ist. Eine Option „Sonstiges“ kann hilfreich sein, wenn es eine benachbarte Spalte gibt, in der näher beschrieben wird, was gemeint ist. Für sich allein liefert sie die fehlende Information nicht. Vermeiden Sie Werte wie „N. z.“, wenn nicht klar ist, ob sie „nicht zutreffend“, „unbekannt“ oder „noch nicht geprüft“ bedeuten. Wenn diese Zustände für den Prozess unterschiedlich sind, sollten Sie getrennte Optionen anlegen.

• Prüfen Sie auf inhaltlich gleichbedeutende Optionen, nicht nur auf exakte Wiederholungen.
• Trennen Sie als Organisationspraxis Kategorie, Status und Kommentar in eigene Felder.
• Klären Sie, was „Sonstiges“, „Nicht zutreffend“ und „Noch zu bestätigen“ bedeuten.

Richten Sie die Datenüberprüfung ein und legen Sie den Umgang mit Fehlern fest

In Excel können Sie eine Dropdown-Liste einrichten, indem Sie zunächst die Zellen auswählen, in die die Antworten eingegeben werden, und dann die Datenüberprüfung öffnen. Wählen Sie als Überprüfungstyp „Liste“ und geben Sie unter „Quelle“ den Zellbereich an, der die Auswahlmöglichkeiten enthält. Das COBATAB-Material empfiehlt, diese Elemente in einer Tabelle zu organisieren, damit sich Optionen leichter ergänzen lassen. Richten Sie anschließend bei Bedarf eine Eingabemeldung ein und passen Sie die Warnung an, die bei einem ungültigen Wert angezeigt wird. Die Namen oder Positionen der Steuerelemente können je nach Version variieren. Diese Schritte entsprechen dem in der Quelle beschriebenen Excel-Verfahren und gelten nicht automatisch für andere Editoren.

Legen Sie anhand des Verwendungszwecks des Tabellenblatts fest, wie Sie mit nicht aufgeführten Eingaben umgehen möchten, und prüfen Sie in der verwendeten Excel-Version, welches Verhalten dafür möglich ist. Das beschriebene Verfahren erlaubt, eine Eingabemeldung zu konfigurieren und die Warnung für ungültige Werte anzupassen. Nutzen Sie die Meldung, um zu erklären, was die Person tun soll, statt nur „Fehler“ anzuzeigen: Nennen Sie die erwarteten Auswahlmöglichkeiten oder geben Sie an, wo das Verfahren nachzulesen ist. Prüfen Sie bei anderen Editoren, welche entsprechenden Steuerelemente vorhanden sind. Gehen Sie nicht davon aus, dass sich die Excel-Schritte unverändert übertragen lassen.

• Wählen Sie in Excel die Antwortzellen aus, öffnen Sie die Datenüberprüfung, wählen Sie „Liste“ und legen Sie unter „Quelle“ den Bereich mit den Auswahlmöglichkeiten fest.
• Organisieren Sie den Katalog als Tabelle, wenn sich Optionen leichter ergänzen lassen sollen, und richten Sie Eingabemeldungen und Fehlermeldungen gemäß dem dokumentierten Verfahren ein.
• Testen Sie die Datenüberprüfung zunächst in einer kleinen Kopie, bevor Sie sie auf viele Zellen ausweiten.

Testen Sie das Tabellenblatt aus der Perspektive der ausfüllenden Person

Testen Sie das Tabellenblatt vor dem Teilen als praktische Empfehlung aus der Perspektive einer mitarbeitenden Person. Wählen Sie eine Zelle aus und prüfen Sie, ob die Auswahlmöglichkeiten angezeigt werden, ob die ausgewählte Bezeichnung eingetragen wird und ob die Hilfemeldung ohne Kenntnis des Dateiaufbaus verständlich ist. Wiederholen Sie den Test in mehreren relevanten Zeilen und Spalten. So können Sie prüfen, ob die Einstellungen den vorgesehenen Bereich abdecken oder an einer anderen als der erwarteten Zeile beginnen.

Testen Sie den normalen Ablauf und vorhersehbare Fehler. Geben Sie einen gültigen Wert und einen Wert ein, der nicht in der Liste steht, und lassen Sie die Zelle leer, sofern der Prozess dies zulässt. Achten Sie darauf, welche Rückmeldung die Anwendung zeigt und ob Sie den benötigten Wert speichern können. Fügen Sie eine Testzeile hinzu und prüfen Sie, ob die Datenüberprüfung dort verfügbar ist. Gehen Sie nicht davon aus, dass zukünftige Zeilen das Verhalten übernehmen. Bitten Sie zuletzt eine andere Person, ohne mündliche Anweisungen einen Eintrag auszufüllen, und beobachten Sie, an welchen Stellen sie zögert.

• Wird die Liste in allen vorgesehenen Zellen angezeigt, auch in den künftig verwendeten neuen Zeilen?
• Kann die Person eine gültige Antwort von einem Kommentar unterscheiden, der in ein anderes Feld gehört?
• Erklären Hilfs- und Fehlermeldungen klar, was als Nächstes zu tun ist?

Teilen und exportieren, ohne die Regeln aus dem Blick zu verlieren

Bewahren Sie vor dem Teilen eine bearbeitbare Version des Tabellenblatts einschließlich der Einstellungen zur Datenüberprüfung auf. Wenn eine andere Person die Datei weiterbearbeiten soll, vereinbaren Sie das Format und prüfen Sie das Verhalten, nachdem die Datei im vorgesehenen Editor geöffnet wurde. Das Aussehen einer Zelle oder die Tatsache, dass ihre Werte sichtbar sind, reicht nicht aus, um zu bestätigen, dass die Regeln weiterhin aktiv sind. Prüfen Sie dies in der entsprechenden Anwendung.

Das herangezogene COBATAB-Material beschreibt die Einrichtung von Listen und Validierungsmeldungen, dokumentiert aber nicht, was beim Exportieren nach CSV mit diesen Regeln geschieht. Erstellen Sie zur Prüfung eine Testkopie im Zielformat und öffnen Sie sie mit der vorgesehenen Anwendung. Prüfen Sie Überschriften, Zeilen und Werte. Wenn anschließend weiterhin Daten mithilfe von Listen erfasst werden sollen, prüfen Sie in diesem Editor, ob die Datenüberprüfung eingerichtet ist, und testen Sie eine Zelle mit einem gültigen sowie einem nicht in der Liste enthaltenen Wert. Schließen Sie nicht allein daraus, dass die Regeln erhalten geblieben sind, dass die Daten korrekt aussehen. Wenn das Tabellenblatt mit seinen Einstellungen bearbeitbar bleiben muss, bewahren Sie diese Datei separat auf und testen Sie sie im vorgesehenen Editor. In Apification Cloud können Sie Office-Dateien mit ONLYOFFICE im Cloud-Speicher erstellen und bearbeiten. Prüfen Sie die konkreten Optionen im Editor und testen Sie die Datei, bevor Sie sie teilen.

• Bewahren Sie eine bearbeitbare Kopie mit den Regeln auf, bevor Sie einen Export erstellen.
• Öffnen Sie die exportierte Datei in der Zielanwendung und prüfen Sie Überschriften, Zeilen und Werte.
• Wenn im Zielsystem Daten erfasst werden sollen, prüfen Sie dort die Einstellungen zur Datenüberprüfung und testen Sie, ob gültige und ungültige Werte angenommen werden.

Entscheiden Sie sich für ein geteiltes Tabellenblatt oder ein Formular

Als praktisches Kriterium kann ein geteiltes Tabellenblatt passen, wenn eine Gruppe Einträge in einer Tabelle gemeinsam prüfen und bearbeiten muss. Legen Sie vor der Freigabe fest, welche Spalten erforderlich sind, machen Sie die Anweisungen gut sichtbar und vereinbaren Sie, wie Änderungen an Kategorien geprüft werden. Das sind Kriterien für die Auswahl des Arbeitsablaufs und keine Garantie dafür, dass ein geteiltes Tabellenblatt für jeden Prozess geeignet ist.

Ein strukturiertes Formular ist möglicherweise besser geeignet, wenn Sie jede Person Frage für Frage durch die Eingabe führen oder Antworten erfassen möchten, ohne dass die Person eine ganze Tabelle bearbeiten muss. Apification bietet Werkzeuge zum Erstellen von Fragebögen und Erfassungsformularen mit Validierung, Zugriffskontrollen und exportierbaren Antworten. Die Entscheidung hängt davon ab, was der Prozess erfordert: Sollen Personen gemeinsame Einträge bearbeiten oder individuelle Antworten senden? Müssen sie sehen, was andere eingegeben haben? Wer prüft Ausnahmen? Testen Sie den Ablauf mit einem repräsentativen Fall, bevor Sie das endgültige Format wählen.

• Wählen Sie als Empfehlung ein Tabellenblatt, wenn das Team direkt in einer gemeinsamen Tabelle arbeiten muss.
• Ziehen Sie ein Formular in Betracht, wenn eine geführte Erfassung und strukturierte Antworten wichtig sind.
• Testen Sie in beiden Fällen die Auswahlmöglichkeiten, Berechtigungen und Datenausgabe anhand eines repräsentativen Beispiels.

Häufige Fragen