Eingaben
Office-Dokumente, PDF, Text, Tabellen, Präsentationen und aus externen Clouds importierte Dateien.
Lösung
Dokumentenmanagement
Organisieren, bearbeiten, transformieren, signieren und teilen Sie Dokumente mit Versionen.
Überblick
Organisieren, bearbeiten, transformieren, signieren und teilen Sie Dokumente mit Versionen.
Für wen geeignet
Eine Lösung für einen konkreten Arbeitskontext
Verwaltungs-, Rechts-, Finanz- und Betriebsteams, die Dokumente empfangen, vorbereiten, genehmigen und ausliefern.
Was sich durch einen verbundenen Prozess ändert
- Verteilte Dateien und schwer erkennbare Versionen.
- Konvertierung, Signatur und Auslieferung in getrennten Werkzeugen.
- Zu wenig Kontrolle über Rechte, Änderungen und Dokumentstatus.
Lösungsarchitektur
Verbundene Eingaben, Funktionen und Ergebnisse
Ergebnisse
Bearbeitete oder konvertierte Dokumente, signierte PDF, wiederherstellbare Versionen, kontrollierte Links und Integrationsereignisse.
Funktionsübersicht
| Funktionen | Apification-Dienst | Erwartetes Ergebnis |
|---|---|---|
| Zentrales DokumentarchivOrganisieren Sie Office-Dateien, PDFs und Anlagen mit Ordnern, Suche, Metadaten und Vorschauen. | Apification Cloud | Verwalten Sie Dateien, Services und digitale Projekte in einem organisierten, versionierten Arbeitsbereich. |
| Online-Office-BearbeitungErstellen und bearbeiten Sie Dokumente, Tabellen und Präsentationen mit ONLYOFFICE in Cloud. | Dokumente, Tabellen und Präsentationen | Erstellen und bearbeiten Sie Office-Dateien mit ONLYOFFICE direkt im Cloud-Speicher. |
| Dokument- und PDF-TransformationKonvertieren und optimieren Sie Dateien und verbinden, teilen, sortieren oder extrahieren Sie Inhalte. | Dateitransformation | Konvertieren, teilen, verbinden und optimieren Sie Dokumente, Bilder, Video, Audio und Daten. |
| Kontrollierte PDF-SignaturKonfigurieren Sie Unterzeichner, Felder, Zugriff, Ablauf und Nachweise für verfolgbare Prozesse. | Elektronische PDF-Signatur | Konfigurieren Sie Unterzeichner, Felder, Authentifizierung und Nachweise. |
Zusätzliche Funktionen
Funktionen, die die Lösung ergänzen
Versionen und Wiederherstellung
Bewahren Sie Revisionen auf, prüfen Sie ältere Stände und stellen Sie Inhalte wieder her.
Rechte und private Freigabe
Gewähren Sie Benutzern oder Gruppen Zugriff, ohne vertrauliche Dokumente öffentlich zu machen.
Originale oder konvertierte Lieferung
Teilen Sie Quellen oder konvertierte Downloads ohne unkontrollierte Kopien.
Import aus externen Clouds
Übernehmen Sie Dokumente aus Google Drive, OneDrive oder Dropbox in den verwalteten Bereich.
API- und Webhook-Automatisierung
Verbinden Sie Eingänge, Transformationen, Signaturen und Ergebnisse mit externen Systemen.
Vollständige Szenarien
Anwendung in einem praktischen Fall
Prozesse mit weniger Werkzeugen abschließen.
- Ausgangssituation
- Verteilte Dateien und schwer erkennbare Versionen.
- Konfiguration und Ablauf
- Erstellen und bearbeiten Sie Dokumente, Tabellen und Präsentationen mit ONLYOFFICE in Cloud.
- Ergebnis
- Bearbeitete oder konvertierte Dokumente, signierte PDF, wiederherstellbare Versionen, kontrollierte Links und Integrationsereignisse.
Personen, Ressourcen und Ergebnisse koordinieren.
- Ausgangssituation
- Konvertierung, Signatur und Auslieferung in getrennten Werkzeugen.
- Konfiguration und Ablauf
- Konvertieren und optimieren Sie Dateien und verbinden, teilen, sortieren oder extrahieren Sie Inhalte.
- Ergebnis
- Bearbeitete oder konvertierte Dokumente, signierte PDF, wiederherstellbare Versionen, kontrollierte Links und Integrationsereignisse.
Abläufe mit realen Daten verbessern.
- Ausgangssituation
- Zu wenig Kontrolle über Rechte, Änderungen und Dokumentstatus.
- Konfiguration und Ablauf
- Konfigurieren Sie Unterzeichner, Felder, Zugriff, Ablauf und Nachweise für verfolgbare Prozesse.
- Ergebnis
- Bearbeitete oder konvertierte Dokumente, signierte PDF, wiederherstellbare Versionen, kontrollierte Links und Integrationsereignisse.
Anforderungen und Grenzen
- Bearbeitung und Verwaltung erfordern einen modernen Browser mit JavaScript.
- Das Konto benötigt freien Speicher für Originale, Projekte, Versionen und Ergebnisse.
- Die Office-Bearbeitung benötigt einen erreichbaren ONLYOFFICE-Server; einige Konvertierungen erfordern LibreOffice.
Sicherheit und Datenschutz
- Ressourcen bleiben privat, bis sie ausdrücklich geteilt oder veröffentlicht werden.
- Benutzer, Gruppen, Rollen und Sichtbarkeit steuern Zugriff und Änderungen.
- Versionen und Wiederherstellung verringern das Risiko verlorener Änderungen oder Lieferstände.
Integrationen
- Google Drive, OneDrive und Dropbox können Quelldateien bereitstellen.
- Die API erstellt und liest Ressourcen; Webhooks melden Änderungen und Ergebnisse.
- Kompatible Dienste lassen sich über kontrollierte öffentliche Links verteilen.
Nutzung und Planung
- Originale, Projekte, Versionen und Ergebnisse belegen das Speicherkontingent.
- Transformationen, Renderings und andere Prozesse können gemäß Tarif Credits verbrauchen.
Wann es passt
Prüfen Sie, ob diese Lösung zu Ihrem Bedarf passt
Wann es passt
- Sie benötigen ein Repository mit Bearbeitung, Konvertierung und Signatur.
- Originale, Versionen und Lieferdateien sollen verbunden bleiben.
- Eingang oder Ergebnisse sollen über API und Webhooks automatisiert werden.
Wann ein anderer Ansatz nötig ist
- Sie benötigen eine regulierte Fachakte mit spezialisierter rechtlicher Klassifikation.
- Sie möchten ein vollständiges ERP- oder Buchhaltungssystem ersetzen.
Häufige Fragen
Fragen zu Dokumentenmanagement
Ja. Bearbeitungen, Konvertierungen und signierte Dokumente können als getrennte Ressourcen oder Versionen gespeichert werden.
Ja. Elemente lassen sich mit Benutzern oder Gruppen teilen und können unterschiedliche Sichtbarkeiten für Verwaltung und Veröffentlichung besitzen.
Ja. API und Webhooks automatisieren Eingang, Transformation, Signatur und Auslieferung von Ergebnissen.