So erkennen Sie doppelte Dateien, bevor Sie einen freigegebenen Ordner bereinigen

Legen Sie den Umfang fest, bevor Sie suchen

Beginnen Sie mit einem überschaubaren Teil des freigegebenen Speicherbereichs, zum Beispiel dem Ordner mit den Ergebnissen eines abgeschlossenen Projekts. Notieren Sie, welche Unterordner Sie einbeziehen und wer die Ergebnisse prüft. Eine umfassendere Suche kann mehr mögliche Kopien aufdecken, aber auch aktive Dokumente oder Dateien mit einer Ihnen unbekannten Funktion einschließen. Ein begrenzter Umfang erleichtert die Prüfung jedes einzelnen Falls, kann jedoch Kopien in anderen Ordnern übersehen.

Klären Sie, was es in Ihrem Team bedeutet, eine Kopie zu entfernen. Mögliche Kopien zu finden, zeigt weder, welche Datei als Referenz gilt, noch, ob ein bestimmter Speicherort nicht mehr benötigt wird. Wenn Sie die Funktion einer Datei oder die zuständige Person nicht ermitteln können, lassen Sie die Entscheidung offen.

• Legen Sie die Ordner und den Zeitraum oder das Projekt fest, die Sie prüfen möchten.
• Vereinbaren Sie, wer die Nutzung der Dateien bestätigen und Änderungen genehmigen darf.
• Nehmen Sie Elemente, deren Kontext unklar ist, von der Bereinigung aus.

Finden Sie mögliche Kopien mit verfügbaren Tools

Dropbox weist darauf hin, dass die Funktion „Suchen“ dabei helfen kann, Kopien derselben Dateien zu erkennen und zu finden, die an mehreren Speicherorten abgelegt sind. In der [Dropbox-Anleitung zum Suchen und Verwalten doppelter Dateien](https://help.dropbox.com/es-es/organize/find-duplicate-files) erfahren Sie mehr über die vom Dienst beschriebene Funktion. Die hier verfügbaren Informationen erläutern nicht die technische Vergleichsmethode. Behandeln Sie die Ergebnisse daher als mögliche Kopien, die geprüft werden müssen.

In CCleaner für Windows finden Sie den Duplikatfinder unter „Tools“. Im Abschnitt „Übereinstimmung“ werden Optionen angezeigt, wie aus der [Supportdokumentation](https://support.ccleaner.com/s/article/how-do-i-use-ccleaner-for-windows-duplicate-file-finder?language=es) hervorgeht. Die eingesehene Dokumentation nennt weder die Vergleichsmethode noch gibt sie Empfehlungen zu bestimmten Optionen. Gehen Sie nicht davon aus, welches Kriterium verwendet wird, sondern prüfen Sie die Ergebnisse einzeln.

• Nutzen Sie in Dropbox die in der Dokumentation des Dienstes beschriebene Suchfunktion.
• Öffnen Sie in CCleaner für Windows den Duplikatfinder über „Tools“.
• Notieren Sie für jede mögliche Kopie den Speicherpfad, damit Sie Speicherort und Kontext prüfen können.

Prüfen Sie jeden Fall: ein praktisches Beispiel

Stellen Sie sich vor, die Prüfung findet zwei mögliche Kopien im Zusammenhang mit einem Bericht: Eine liegt im Arbeitsordner, die andere im Ordner mit der Projektübergabe. Notieren Sie beide Speicherpfade und öffnen Sie die Dateien, sofern möglich, um den benötigten Inhalt zu prüfen. Fragen Sie anschließend die zuständige Person, welche Datei als Referenz verwendet wird und ob der andere Speicherort eine eigene Funktion erfüllt.

Bestätigt diese Person, dass ein Speicherort nicht mehr benötigt wird und das Team auf die vereinbarte Referenz zugreifen kann, halten Sie die Entscheidung fest, bevor Sie etwas ändern. Lässt sich der Inhalt nicht prüfen, gibt es Uneinigkeit oder kennt niemand die Funktion einer Kopie, entfernen Sie sie nicht auf Verdacht. Möglicherweise müssen beide Dateien erhalten bleiben, bis der Fall geklärt ist.

• Notieren Sie die Speicherpfade der möglichen Kopien und, wer sie verwendet.
• Prüfen Sie den Inhalt und fragen Sie die zuständige Person, wenn der Kontext nicht offensichtlich ist.
• Lassen Sie jede Entscheidung offen, die Sie nicht bestätigen können.

Berücksichtigen Sie Sonderfälle

Eine Kopie kann in einem Referenzordner liegen oder mit einem anderen Arbeitsablauf verknüpft sein als eine weitere Kopie im Arbeitsordner. Wird sie entfernt, kann es schwieriger werden, das Material zu finden, obwohl eine andere Kopie im freigegebenen Speicherbereich verbleibt. Prüfen Sie, wer den jeweiligen Speicherort benötigt, welche Zugriffsrechte vorhanden sind und ob Dokumente oder Abläufe davon abhängen.

Es kann auch mögliche Kopien geben, deren Inhalt oder Zweck sich nicht überprüfen lässt. Eine automatische Liste beseitigt diese Unsicherheit nicht. Die verfügbaren Informationen zu diesen Tools erlauben es auch nicht, daraus abzuleiten, welche Vergleichsoption geeignet ist oder welche Dateien gelöscht werden können. Der praktische Zielkonflikt: Eine schnellere Bereinigung kann ungeklärte Fälle zurücklassen; eine sorgfältige Prüfung kostet mehr Zeit, verringert aber das Risiko, Entscheidungen allein auf Basis einer Liste oder eines Dateinamens zu treffen.

• Prüfen Sie, ob jeder Speicherort eine Funktion für das Team erfüllt.
• Fragen Sie nach Links, Abläufen oder Zugriffsrechten, die betroffen sein könnten.
• Lassen Sie Dateien unverändert, wenn Zweck oder zuständige Person unbekannt sind.

Nehmen Sie Änderungen kontrolliert vor

Sobald das Team vereinbart hat, was erhalten bleiben soll, prüfen Sie, ob die Personen, die es benötigen, auf die Referenz zugreifen können. Gibt es einen genehmigten Archivspeicherort, nutzen Sie ihn gemäß dem vereinbarten Verfahren. Verschieben Sie Dateien nicht eigenmächtig außerhalb der festgelegten Berechtigungen. Löschen Sie nicht pauschal alle Dateien, die in einer ungeprüften Liste erscheinen.

Prüfen Sie nach der Änderung die Zugriffe und verwendeten Speicherpfade und halten Sie fest, was wann geändert wurde und wer die Änderung genehmigt hat. Falls versehentlich etwas gelöscht wurde, folgen Sie dem im Arbeitsbereich verfügbaren Wiederherstellungsverfahren.

• Bestätigen Sie die Referenz und die Zugriffsrechte, bevor Sie einen anderen Speicherort entfernen.
• Dokumentieren Sie die Entscheidung und die Person, die sie genehmigt hat.
• Prüfen Sie anschließend, ob relevante Zugriffe und Abläufe weiterhin funktionieren.

Organisieren Sie den Speicherbereich und nutzen Sie den Versionsverlauf

Vereinbaren Sie, wo Referenzdokumente, Entwürfe und freigegebene Ergebnisse abgelegt werden. Eine nachvollziehbare Ordnerstruktur erleichtert das Verständnis des Kontexts und verhindert, dass neue Kopien nur deshalb entstehen, weil unklar ist, welche Datei verwendet werden soll.

Apification Cloud ermöglicht es, Dateien und Projekte in einem organisierten, versionierten Bereich zur gemeinsamen Nutzung zu verwalten. Über den Verlauf lassen sich frühere Versionen prüfen, herunterladen und wiederherstellen. Diese Funktionen können bei der Prüfung oder Wiederherstellung von Versionen helfen, sind aber nicht gleichbedeutend mit einer bestätigten Funktion zum automatischen Erkennen oder Löschen doppelter Dateien. Prüfen Sie beim Umorganisieren von Dateien auch, wer weiterhin Zugriff darauf benötigt.

• Legen Sie eindeutige Speicherorte für Referenzmaterial und Ergebnisse fest.
• Nutzen Sie den Verlauf in Cloud, um bei Bedarf Versionen zu prüfen, herunterzuladen oder wiederherzustellen.
• Gehen Sie nicht davon aus, dass Apification Cloud doppelte Dateien automatisch erkennt oder löscht.

Häufige Fragen