Dateien für die Konvertierung sinnvoll gruppieren

Dateien gruppieren ist nicht dasselbe wie sie gemeinsam umzuwandeln

Dateien nach Zweck zu gruppieren, erleichtert die Planung. In diesem Leitfaden bedeutet „Gruppe“ eine Sammlung, die Sie manuell für eine bestimmte Aufgabe zusammenstellen – nicht eine automatische Stapelverarbeitung.

Apification bietet einen geführten Assistenten zum Konvertieren, Aufteilen, Zusammenführen, Optimieren und Verarbeiten von Dokumenten, Bildern, Video, Audio und Daten. Welche Vorgänge zur Verfügung stehen, hängt vom gewählten Workflow ab. Prüfen Sie dessen Optionen für die jeweilige Datei, statt eine gemeinsame Verarbeitung mehrerer Dateien vorauszusetzen.

Andere Programme bieten ausdrücklich die Umwandlung mehrerer Dateien gleichzeitig an. Die Claris-Hilfe beschreibt zum Beispiel, wie Sie mehrere Dateien auswählen und gemeinsam konvertieren. Diese Anleitung bezieht sich auf Claris und sagt nichts über eine entsprechende Funktion in Apification aus.

• Gruppieren Sie Dateien nach Aufgabe und gewünschtem Ergebnis.
• Trennen Sie Dateien, wenn sie unterschiedliche Vorgänge oder Ausgabeziele erfordern.
• Prüfen Sie die Optionen im konkreten Workflow.

Erstellen Sie eine Arbeitsliste und teilen Sie Dateien nach Zweck auf

Notieren Sie für jede Datei den ursprünglichen Namen, den geplanten Vorgang und das gewünschte Ergebnis. Halten Sie auch fest, wenn eine Datei besondere Anforderungen hat. Eine kurze Arbeitsliste macht nachvollziehbar, warum Dateien gemeinsam eingeordnet wurden und was Sie mit jeder Ausgabe erreichen möchten.

Angenommen, Sie möchten zwölf Bilder vorbereiten: Acht sind für eine Webseite bestimmt, vier sollen in ein Dokument eingefügt werden. Sie können daraus zwei Gruppen machen, weil die Ausgaben verschiedenen Zwecken dienen. So behalten Sie im Blick, welche Kriterien Sie für jede Gruppe anlegen wollen.

Ähnliche Dateinamen oder Endungen allein sind kein Grund, Dateien zusammenzufassen. Wenn Sie keinen gemeinsamen Zweck festlegen können, lassen Sie die Dateien zunächst getrennt, bis ihre Anforderungen geklärt sind. Wenn Sie eine unveränderte Ausgangsfassung benötigen, bewahren Sie vor der Bearbeitung eine Kopie separat auf.

• Notieren Sie Quelle, geplanten Vorgang, Ausgabeziel und abweichende Anforderungen.
• Teilen Sie Gruppen auf, wenn sich der Zweck der Ausgabe unterscheidet.
• Ordnen Sie unklare Fälle nicht aufgrund bloßer Annahmen ein.

Prüfen Sie eine Beispieldatei und legen Sie Kriterien fest

Wählen Sie für eine Gruppe eine repräsentative Datei und prüfen Sie daran den passenden verfügbaren Umwandlungsweg. Bei den Bildern für die Webseite könnten Sie zum Beispiel mit einem Bild aus dieser Gruppe beginnen. Das Ergebnis gibt Ihnen einen Anhaltspunkt für diesen Einzelfall, bestätigt aber nicht automatisch, dass die übrigen Dateien dieselben Anforderungen haben.

Legen Sie vorher fest, worauf Sie achten möchten. Bei einem Bild könnten Sie prüfen, ob es sich öffnen lässt, den benötigten Inhalt zeigt und für das vorgesehene Ziel geeignet aussieht. Bei einem Dokument können Sie kontrollieren, ob es sich öffnen lässt und die benötigten Inhalte enthält. Diese Kriterien richten sich nach Ihrem Verwendungszweck; sie sind keine Garantie für ein bestimmtes Ergebnis.

Entspricht das Beispiel nicht Ihren Kriterien, überprüfen Sie den gewählten Vorgang, bevor Sie mit ähnlichen Dateien fortfahren. Ist das Ergebnis passend, prüfen Sie trotzdem jede weitere Ausgabe für ihren jeweiligen Zweck.

• Legen Sie vor der Umwandlung fest, woran Sie ein geeignetes Ergebnis erkennen.
• Nutzen Sie ein Beispiel als Orientierung, nicht als Freigabe für alle Dateien.
• Überprüfen Sie weitere Ausgaben anhand ihres jeweiligen Verwendungszwecks.

Halten Sie die Zuordnung zwischen Original und Ausgabe fest

Verwenden Sie eindeutige Namen, damit Sie jede Ausgabe ihrer Quelldatei und ihrem Zweck zuordnen können. Ein Namensschema kann den ursprünglichen Namen mit einem Hinweis auf Vorgang oder Ziel verbinden. Achten Sie darauf, dass ähnliche Namen nicht zu Verwechslungen führen.

PowerRename, ein Windows-Dienstprogramm von Microsoft, kann mehrere Dateien schnell gleichzeitig umbenennen. Das Umbenennen ordnet Dateinamen, ändert aber nicht den Inhalt einer Datei.

Mit Apification Cloud können Sie Dateien und Projekte in einem versionierten Arbeitsbereich organisieren. Im Verlauf eines Elements können Sie Versionen prüfen, frühere Versionen herunterladen und Inhalte wiederherstellen. Wenn Sie eine bestimmte Fassung benötigen, prüfen Sie den Verlauf des betreffenden Elements.

• Verwenden Sie Namen, die Quelle und Ausgabezweck erkennen lassen.
• Unterscheiden Sie das Umbenennen von Dateien von der Umwandlung ihrer Inhalte.
• Prüfen Sie den Elementverlauf, wenn Sie eine frühere Version benötigen.

Prüfen Sie die Ergebnisse vor dem Teilen oder Importieren

Vergleichen Sie nach der Bearbeitung die Ergebnisse mit Ihrer Arbeitsliste. Halten Sie fest, welche Dateien geprüft sind und welche noch ausstehen. Dass eine Datei vorhanden ist, bedeutet nicht automatisch, dass ihr Inhalt für den vorgesehenen Zweck geeignet ist.

Prüfen Sie die beiden Bildgruppen getrennt: Die Bilder für die Webseite nach den Kriterien für dieses Ziel, die Bilder für das Dokument nach den Kriterien für deren Verwendung. Getrennte Gruppen helfen Ihnen, passende Maßstäbe anzulegen; dafür müssen Sie mehrere Gruppen nachverfolgen.

In Apification Cloud können Sie Elemente über Links, Benutzer oder Gruppen teilen und Originaldateien oder umgewandelte Dateien zum Download anbieten. Wählen Sie vor dem Teilen das passende Element und die gewünschte Downloadversion aus.

• Ordnen Sie jede Ausgabe ihrer Quelle und ihrem Ziel zu.
• Prüfen Sie den Inhalt anhand des vorgesehenen Verwendungszwecks.
• Wählen Sie vor dem Teilen die passende Originaldatei oder umgewandelte Datei.

Wenn ein Ergebnis nicht Ihren Erwartungen entspricht

Halten Sie bei einer ungeeigneten Ausgabe die Arbeit mit dieser Datei an und prüfen Sie Ihre Arbeitsliste: Welches Ergebnis wollten Sie erreichen und welchen Vorgang haben Sie gewählt? Gehört die Datei zu einer Gruppe mit anderen Anforderungen, nehmen Sie sie heraus und entscheiden Sie separat über das weitere Vorgehen.

Ein Ergebnis, das den erwarteten Inhalt nicht zeigt oder für das Ziel ungeeignet erscheint, ist ein Anlass, den gewählten Ansatz erneut zu prüfen. Daraus allein lässt sich weder die Ursache ableiten noch ein bestimmter Produktfehler feststellen.

Notieren Sie, welche Dateien geprüft wurden und welche noch eine Entscheidung erfordern. So behalten Sie offene Aufgaben im Blick und können die weitere Bearbeitung gezielt planen.

• Unterbrechen Sie die Bearbeitung einer Datei, wenn das Ergebnis Ihre Kriterien nicht erfüllt.
• Trennen Sie Dateien mit abweichenden Anforderungen von der übrigen Gruppe.
• Halten Sie fest, welche Fälle noch offen sind.

Häufige Fragen