Entrées
Documents Office, PDF, textes, feuilles de calcul, présentations et fichiers importés depuis d’autres Clouds.
Solution
Gestion documentaire
Organisez, modifiez, transformez, signez et partagez des documents avec versions et droits.
Présentation
Organisez, modifiez, transformez, signez et partagez des documents avec versions et droits.
À qui cela s’adresse
Une solution conçue pour un contexte opérationnel précis
Équipes administratives, juridiques, financières et opérationnelles qui reçoivent, préparent, approuvent et livrent des documents.
Ce qui change lorsque le processus est connecté
- Fichiers dispersés et versions difficiles à identifier.
- Conversions, signatures et livraisons réalisées dans des outils séparés.
- Contrôle insuffisant des droits, changements et états.
Architecture de la solution
Entrées, capacités et résultats connectés
Résultats
Documents édités ou convertis, PDF signés, versions récupérables, liens contrôlés et événements d’intégration.
Carte des capacités
| Fonctionnalités | Service Apification | Résultat attendu |
|---|---|---|
| Référentiel documentaire centralOrganisez fichiers Office, PDF et annexes avec dossiers, recherche, métadonnées et aperçus. | Cloud Apification | Gérez fichiers, services et projets numériques dans un espace organisé, versionné et conçu pour le partage. |
| Édition Office en ligneCréez et modifiez documents, feuilles et présentations avec ONLYOFFICE dans le Cloud. | Documents, feuilles et présentations | Créez et modifiez des fichiers bureautiques avec ONLYOFFICE dans le stockage Cloud. |
| Transformation de documents et PDFConvertissez et optimisez les fichiers puis fusionnez, divisez, réordonnez ou extrayez leur contenu. | Transformation de fichiers | Convertissez, divisez, fusionnez, optimisez et traitez documents, images, vidéo, audio et données. |
| Signature PDF contrôléeConfigurez signataires, champs, accès, expiration et preuves pour un processus traçable. | Signature électronique PDF | Configurez signataires, zones, authentification et preuves pour des signatures PDF traçables. |
Capacités supplémentaires
Fonctionnalités qui complètent la solution
Versions et récupération
Conservez les révisions, consultez les états antérieurs et restaurez un contenu.
Droits et partage privé
Donnez accès à des utilisateurs ou groupes sans exposer publiquement les documents sensibles.
Livraison originale ou convertie
Partagez la source ou un téléchargement transformé sans copies incontrôlées.
Import depuis d’autres clouds
Importez les documents Google Drive, OneDrive ou Dropbox dans l’espace géré.
Automatisation API et webhook
Reliez arrivées, transformations, signatures et résultats aux systèmes externes.
Scénarios complets
Application dans un cas concret
Réaliser un processus avec moins d’outils.
- Situation initiale
- Fichiers dispersés et versions difficiles à identifier.
- Configuration et processus
- Créez et modifiez documents, feuilles et présentations avec ONLYOFFICE dans le Cloud.
- Résultat
- Documents édités ou convertis, PDF signés, versions récupérables, liens contrôlés et événements d’intégration.
Coordonner personnes, ressources et livrables.
- Situation initiale
- Conversions, signatures et livraisons réalisées dans des outils séparés.
- Configuration et processus
- Convertissez et optimisez les fichiers puis fusionnez, divisez, réordonnez ou extrayez leur contenu.
- Résultat
- Documents édités ou convertis, PDF signés, versions récupérables, liens contrôlés et événements d’intégration.
Améliorer l’activité grâce aux données réelles.
- Situation initiale
- Contrôle insuffisant des droits, changements et états.
- Configuration et processus
- Configurez signataires, champs, accès, expiration et preuves pour un processus traçable.
- Résultat
- Documents édités ou convertis, PDF signés, versions récupérables, liens contrôlés et événements d’intégration.
Prérequis et limites
- Les interfaces d’édition et d’administration nécessitent un navigateur moderne avec JavaScript.
- Le compte doit disposer d’espace pour les originaux, projets, versions et résultats.
- L’édition Office exige un serveur ONLYOFFICE accessible ; certaines conversions nécessitent LibreOffice.
Sécurité et confidentialité
- Les ressources restent privées jusqu’à leur partage ou publication explicite.
- Utilisateurs, groupes, rôles et visibilité contrôlent la consultation et la modification.
- Les versions et la restauration réduisent le risque de perdre des changements ou livrables.
Intégrations
- Google Drive, OneDrive et Dropbox peuvent fournir les fichiers sources.
- L’API crée et consulte les ressources ; les webhooks notifient changements et résultats.
- Les services compatibles peuvent être distribués par des liens publics contrôlés.
Usage et planification
- Originaux, projets, versions et résultats utilisent le quota de stockage du compte.
- Transformations, rendus et autres traitements peuvent consommer des crédits selon le tarif.
Quand la solution convient
Vérifiez si cette solution répond à votre besoin
Quand la solution convient
- Vous avez besoin d’un dépôt relié à l’édition, la conversion et la signature.
- Originaux, versions et livrables doivent rester associés.
- Vous souhaitez automatiser les entrées ou résultats par API et webhooks.
Quand une autre approche est nécessaire
- Vous avez besoin d’une gestion réglementaire de dossiers avec classification juridique spécialisée.
- Vous cherchez à remplacer un ERP ou un système comptable complet.
Questions fréquentes
Questions sur Gestion documentaire
Oui. Les modifications, conversions et documents signés peuvent être stockés comme ressources ou versions séparées sans perdre la source.
Oui. Les éléments peuvent être partagés avec des utilisateurs ou groupes et disposer de visibilités distinctes pour l’administration et la publication.
Oui. L’API et les webhooks automatisent la réception, les transformations, les signatures et la livraison des résultats.