Signature numérique

Description

Service permettant de préparer un PDF, de placer des champs et de demander des signatures à une ou plusieurs personnes tout en conservant l'état du processus et les preuves.

Cas d'utilisation

• Demander l'acceptation et la signature d'accords ou d'autorisations.
• Recueillir les signatures dans un ordre défini.
• Placez les champs de signature, de date et de données sur des pages spécifiques.
• Suivez les progrès et obtenez le PDF complété.

Comment créer le service

Ouvrez Cloud > Nouvel élément et sélectionnez Signature numérique. Téléchargez ou choisissez le PDF, entrez un nom et un dossier, puis créez la demande. Ajoutez des signataires et placez des champs avant l'envoi.

Interface et contrôles

La vue de préparation affiche les pages PDF, les vignettes, une liste de signataires et une palette de champs. Les champs peuvent être déplacés, redimensionnés et attribués. Les actions de suivi affichent le statut, les livraisons et les preuves. Les actions d'en-tête sont enregistrées, prévisualisées, envoyées et téléchargées une fois terminées.

Flux de travail complet

1. Sélectionnez un PDF final et examinez chaque page.
2. Ajoutez des signataires, des données de contact et commandez si nécessaire.
3. Placez et attribuez tous les champs obligatoires.
4. Configurez l'accès disponible, les messages et l'expiration.
5. Prévisualisez en tant que signataire et envoyez des demandes.
6. Surveillez l'état et renvoyez uniquement lorsque cela est nécessaire.
7. Téléchargez le PDF final et les preuves disponibles.

Fichiers ou données pris en charge

La source doit être PDF. Le service stocke les signataires, les champs, les positions, les états et les événements d'audit. Les champs disponibles peuvent inclure la signature, les initiales, le nom, le texte, la date, la case à cocher ou des alternatives configurées. Les PDF cryptés, endommagés ou impossibles à rendre peuvent être rejetés.

Options de configuration

Les options incluent l'ordre et les détails des signataires, l'affectation des champs, la page, la position, la taille, l'état requis, les méthodes d'accès ou d'authentification disponibles, l'objet, le message, le rappel et l'expiration lorsqu'ils sont activés, la visibilité et les paramètres Cloud.

Formats de sortie et d'exportation

Le résultat principal est un PDF signé avec le statut et les preuves d'audit. La signature ne le convertit pas dans d'autres formats. Utilisez File Transformer avant de démarrer ou, lorsque la politique le permet, une fois terminé.

Sauvegarde, téléchargement et partage

La sauvegarde conserve la préparation sans envoi. L'envoi crée un accès de signataire. Une fois terminé, téléchargez le PDF final et les preuves de suivi. Utilisateurs accorde un accès administratif et ne remplace pas les liens de signature individuels.

Limites et exigences techniques

Nécessite un rendu PDF et une messagerie et des files d'attente configurées pour les communications. Des limites de taille, de signataire, de crédit et de stockage s'appliquent. La valeur juridique dépend de l'identification, de l'intégrité, des preuves et de la juridiction ; le service à lui seul ne garantit pas un niveau juridique particulier.

Erreurs courantes

• Les pages ne peuvent pas être rendues : vérifiez l'intégrité du PDF, le cryptage, Poppler et les chemins système.
• La demande ne peut pas être envoyée : un signataire, des coordonnées ou un champ obligatoire sont manquants.
• Un lien ne fonctionne pas : vérifiez l'expiration, le statut, l'achèvement ou la révocation.
• L'e-mail n'est pas livré : vérifiez l'adresse, le fournisseur, la file d'attente et les journaux de livraison.

Confidentialité et traitement des données

Les documents, signatures, identifiants et événements peuvent contenir des données personnelles sensibles. Définissez la base juridique, la conservation et l'accès, utilisez HTTPS et limitez les administrateurs. Ne publiez pas de liens de signature et ne téléchargez pas de preuves sur des appareils non contrôlés.

Questions fréquemment posées

• Est-ce toujours une signature électronique qualifiée ? Non ; cela dépend de la méthode mise en œuvre, du fournisseur et de la loi applicable.
• Le PDF peut-il changer après l'envoi ? Il ne devrait pas l'être ; les modifications nécessitent une nouvelle demande.
• Les utilisateurs autorisent-ils quelqu'un à signer ? Pas nécessairement ; il accorde l'accès au service, tandis que chaque signataire utilise un flux attribué.

Services associés

Document PDF avec métadonnées pour l'archivage, File Transformer pour la préparation ou la conversion et Document pour la création de la source.