Geschütztes Dokument/PDF

Beschreibung

Cloud-Dienst zur sicheren Bereitstellung einer fertigen PDF mit Besucheridentifikation, optionalem Passwort, echter Dateiverschlüsselung und Wahl zwischen Direktansicht und Download. Er ist weder PDF-Editor noch elektronischer Signaturablauf.

Anwendungsfälle

Verträge, Zertifikate, Berichte oder Rechnungen an identifizierte Besucher ausliefern.
Eine PDF hinter einem Passwort veröffentlichen, ohne die private Datei offenzulegen.
Steuer-ID, Name, E-Mail oder Telefon vor dem Zugriff abfragen.
Browseransicht oder ausdrücklichen Download anbieten.

So erstellen Sie den Dienst

Wählen Sie Cloud > Neues Element > Geschütztes Dokument/PDF, geben Sie Name und Beschreibung ein und laden Sie eine PDF bis 10 MB hoch. Bestimmen Sie Identitätsfeld, optionales Passwort und Direktansicht. Neue Dokumente sind privat und werden erst über die Cloud-Sichtbarkeit veröffentlicht oder geteilt.

Passwörter benötigen zehn Zeichen, Groß- und Kleinbuchstaben sowie eine Zahl. Die PDF wird mit authentifizierter AES-256-GCM-Verschlüsselung gekapselt. Klartext wird nie gespeichert: Ein Hash prüft die Eingabe, ein durch die Anwendung verschlüsseltes Geheimnis ermöglicht die autorisierte Auslieferung.

Schnittstelle und Steuerung

Die Konfiguration ändert Name und Beschreibung, ersetzt die PDF, wählt das Identitätsfeld, aktiviert allgemeinen Zugriff, schaltet Direktansicht um und rotiert oder entfernt das Passwort. Der Verschlüsselungszustand wird angezeigt. Die Cloud-Detailseite bietet weiterhin Sichtbarkeit, Benutzer, Vorschau und Analysen.

Vollständiger Workflow

Der Besucher öffnet die öffentliche URL; private Dokumente liefern „nicht gefunden“.
Ohne allgemeinen Zugriff gibt er das konfigurierte und formatgeprüfte Identitätsmerkmal ein.
Ein vorhandenes Passwort muss stimmen; Versuche sind begrenzt.
Die Sitzung ist 30 Minuten autorisiert und wird nach Konfigurationsänderungen ungültig.
Je nach Einstellung erscheint die PDF direkt oder als Download.

Unterstützte Dateien oder Daten

Zulässig ist genau eine PDF mit passender Erweiterung und MIME-Angabe. Sie liegt ausschließlich auf dem privaten local-Datenträger. Erst nach Autorisierung entsteht eine entschlüsselte temporäre Kopie, die ohne Cache ausgeliefert und danach gelöscht wird. Bestehende ältere Dienste bleiben kompatibel.

Konfigurationsoptionen

Name: bezeichnet Dienst und Download.
Beschreibung: erklärt den Inhalt für Besucher.
Identität: Steuer-ID, Name, E-Mail oder Telefon.
Allgemeiner Zugriff: überspringt Identität, nicht aber ein Passwort.
Passwort: schützt den Webzugriff und verschlüsselt mit AES-256.
Direktansicht: zeigt die PDF eingebettet im Browser.
PDF ersetzen: tauscht Inhalte bei gleicher Zugriffsrichtlinie.
Passwort entfernen: entschlüsselt die gespeicherte Datei und entfernt Geheimnisse.
Sichtbarkeit: privat für Besitzer/Mitarbeitende, öffentlich für externe URLs.

Ausgabe- und Exportformate

Das Ergebnis bleibt die ursprüngliche PDF, direkt angezeigt oder heruntergeladen. File Transformer erzeugt PDF/A, Bilder, Word und weitere Formate; ONLYOFFICE PDF dient zur Bearbeitung.

Speichern, Herunterladen und Teilen

Speichern übernimmt Einstellungen und kann die Datei ersetzen oder neu verschlüsseln. Teilen kopiert die URL, die für Gäste nur bei öffentlicher Sichtbarkeit nutzbar ist. Benutzer berechtigt konkrete Apification-Konten ohne öffentliches Formular.

Grenzen und technische Anforderungen

Es gelten 10-MB-Grenze, Speicherkontingent und Cloud-Rechte. Verschlüsselung, Entschlüsselung und Passwortwechsel laufen ohne externes Programm in der Anwendung. Bei einem Kryptografiefehler bleibt die bestehende Datei unverändert.

Häufige Fehler

Datei abgelehnt: Erweiterung, MIME, Größe und PDF-Integrität prüfen.
Passwort abgelehnt: Groß-/Kleinschreibung, Zahlen und Komplexität prüfen.
URL liefert 404: Dokument ist privat oder Berechtigung fehlt.
Viewer fehlt: Direktansicht und Browser-Unterstützung prüfen.
Verschlüsselung scheitert: Anwendungsschlüssel und PHP-OpenSSL prüfen.

Datenschutz und Datenverarbeitung

Die Identitätsangabe wird auf ihr Format geprüft; ihre Prüfsumme bleibt nur in der Autorisierungssitzung. Sie ist keine Empfängerliste. Für besonders sensible Inhalte sollten private Sichtbarkeit, benannte Benutzer und Passwort kombiniert werden.

Häufig gestellte Fragen

Verschlüsselt das Passwort die Datei wirklich? Ja, mit AES-256 im Speicher.
Kann ich die PDF ersetzen? Ja, in der Dienstkonfiguration.
Kann ich Text bearbeiten? Nein, dafür dient ONLYOFFICE PDF.
Kann ich Unterschriften erfassen? Nein, verwenden Sie Elektronische PDF-Signatur.

Geschütztes PDF-Dokument