Converter PDF para Word: como recuperar um documento editável e rever a formatação

Quando é útil converter um PDF para Word

Converter um PDF para Word pode ser útil quando precisa de corrigir uma frase, atualizar dados, reutilizar partes de um relatório ou trabalhar com o conteúdo num editor. O DOCX pode servir de base editável, mas convém rever o resultado.

Se só precisa de consultar ou partilhar o ficheiro tal como o recebeu, talvez não precise de o converter. A conversão não garante uma paginação idêntica: escolha o formato de acordo com o objetivo.

• Converta se precisar de alterar o conteúdo e puder rever o resultado.
• Use o PDF quando precisar de consultar a versão recebida.

Antes de começar: identifique o tipo de PDF

Experimente selecionar uma frase e copiá-la. Se conseguir selecionar caracteres, o PDF contém texto selecionável. Se a página se comportar como uma imagem e não conseguir selecionar palavras, pode tratar-se de uma digitalização ou de conteúdo representado como imagem.

Algumas ferramentas oferecem OCR para processar digitalizações e gerar texto editável. O reconhecimento pode não ser perfeito, por isso verifique o resultado. Se o ficheiro combinar páginas com texto selecionável e páginas digitalizadas, reveja cada tipo de página.

• Experimente selecionar e copiar uma linha de texto.
• Identifique as páginas digitalizadas ou com imagens de texto.

Prepare uma cópia e proteja as informações sensíveis

Guarde o PDF recebido e crie uma cópia de trabalho com um nome que identifique a finalidade, por exemplo, «relatorio_original.pdf» e «relatorio_revisao.docx». Assim, poderá distinguir o ficheiro de origem do documento editável.

Antes de carregar ou enviar um PDF com informações sensíveis, verifique se a ferramenta e o ambiente estão autorizados a tratá-lo. Não partilhe o documento num serviço que não esteja aprovado para esse tipo de informação.

O Apification Cloud permite organizar ficheiros e projetos com versões. O assistente passo a passo disponibiliza processos para converter e processar documentos, e o ONLYOFFICE permite criar e editar ficheiros de escritório dentro do Cloud. Confirme se o processo disponível corresponde ao formato de que precisa e reveja o ficheiro produzido.

• Mantenha o PDF recebido e a cópia de trabalho identificados separadamente.
• Verifique se o ambiente está autorizado antes de carregar informações sensíveis.

Converta e compreenda o que pode mudar

Escolha uma ferramenta que aceite o ficheiro de origem e permita obter o documento editável de que precisa. Inicie o processo com a cópia e abra o resultado num editor. Verificar apenas se o texto aparece não basta para avaliar se o documento lhe serve.

A formatação e a paginação podem variar após a conversão. Por exemplo, um título pode passar a ser um parágrafo normal, uma tabela pode mudar de largura ou o conteúdo pode distribuir-se de outra forma pelas páginas. Se precisar de manter a apresentação, avalie se as alterações necessárias no DOCX compensam face à utilização do PDF.

• Abra o documento convertido no editor em que vai fazer as alterações.
• Percorra o documento e anote as diferenças que afetem a sua utilização.

Reveja tabelas, listas, cabeçalhos e caracteres

Inspecione as tabelas, em especial as células com números, unidades ou texto distribuído por várias linhas. Confirme que os dados continuam compreensíveis e que o conteúdo de que precisa está presente.

Verifique também listas, cabeçalhos, rodapés, quebras de página e caracteres especiais. Procure acentos, aspas, hífenes, símbolos ou números separados da respetiva unidade, e confirme que as listas mantêm a sequência.

• Compare números, nomes, datas, referências e símbolos.
• Procure linhas divididas, espaços estranhos e elementos deslocados.
• Verifique a ordem das listas e das secções.

Se o PDF for uma digitalização, verifique o OCR

Quando o texto não é selecionável, a conversão pode depender do reconhecimento ótico de caracteres (OCR). Algumas ferramentas oferecem OCR para processar páginas digitalizadas e gerar caracteres editáveis. O resultado depende do ficheiro de origem, por isso não parta do princípio de que todos os caracteres foram reconhecidos corretamente.

Compare o texto reconhecido com a imagem original, sobretudo em nomes próprios, montantes, datas, números de referência e palavras com caracteres semelhantes. Se tiver dúvidas sobre uma parte, consulte a página digitalizada antes de a editar.

• Dê prioridade aos dados que possam alterar o sentido do documento.
• Compare qualquer leitura duvidosa com a página digitalizada.

Valide o DOCX em relação ao PDF

Siga a ordem do PDF e confirme que as secções do DOCX aparecem na sequência esperada, sem parágrafos em falta nem duplicados. Depois, volte às tabelas, listas, notas, cabeçalhos e rodapés que possam afetar a interpretação.

Verifique a legibilidade nas páginas cuja paginação mudou e procure texto cortado, sobreposições ou espaços que separem um rótulo do respetivo valor. Guarde as alterações na cópia de trabalho e volte a abrir o DOCX para confirmar o resultado.

• Conteúdo: ordem, integridade e exatidão dos dados.
• Formatação: tabelas, quebras de página e legibilidade.
• Ficheiro: alterações guardadas na cópia de trabalho.

Guarde e partilhe a versão adequada

Atribua nomes distintos ao PDF e ao DOCX para identificar o estado de cada ficheiro. No Apification Cloud, pode consultar o histórico de um item, transferir versões anteriores e restaurar conteúdo.

Antes de partilhar, decida se o destinatário precisa de um ficheiro editável ou do PDF cuja apresentação verificou. O Cloud permite partilhar itens através de ligações, utilizadores ou grupos e disponibilizar transferências originais ou transformadas. Confirme o ficheiro e o tipo de transferência selecionados.

• Partilhe o DOCX se o destinatário precisar de editar o conteúdo.
• Partilhe o PDF se o destinatário precisar de consultar a versão cuja apresentação validou.
• Partilhe ambos se for útil distinguir a referência da versão editável.

Perguntas frequentes