Entradas
Documentos Office, PDF, texto, folhas de cálculo, apresentações e ficheiros importados de outros Clouds.
Solução
Gestão documental
Organize, edite, transforme, assine e partilhe documentos com versões e permissões.
Descrição
Organize, edite, transforme, assine e partilhe documentos com versões e permissões.
A quem se destina
Uma solução concebida para um contexto operacional concreto
Equipas administrativas, jurídicas, financeiras e operacionais que recebem, preparam, aprovam e entregam documentos.
O que muda quando o processo fica ligado
- Ficheiros dispersos e versões difíceis de identificar.
- Conversões, assinaturas e entregas em ferramentas separadas.
- Pouco controlo sobre permissões, alterações e estado do documento.
Arquitetura da solução
Entradas, capacidades e resultados ligados
Resultados
Documentos editados ou convertidos, PDF assinados, versões recuperáveis, links controlados e eventos de integração.
Mapa de capacidades
| Funcionalidades | Serviço Apification | Resultado esperado |
|---|---|---|
| Repositório documental centralOrganize ficheiros Office, PDF e anexos com pastas, pesquisa, metadados e pré-visualizações. | Cloud Apification | Gira ficheiros, serviços e projetos digitais num espaço organizado, versionado e preparado para partilha. |
| Edição Office onlineCrie e edite documentos, folhas e apresentações com ONLYOFFICE dentro do Cloud. | Documentos, folhas e apresentações | Crie e edite ficheiros de escritório com ONLYOFFICE dentro do armazenamento Cloud. |
| Transformação de documentos e PDFConverta e otimize ficheiros e una, divida, reordene ou extraia conteúdo. | Transformação de ficheiros | Converta, divida, una, otimize e processe documentos, imagens, vídeo, áudio e dados. |
| Assinatura PDF controladaConfigure signatários, campos, acesso, expiração e evidências para processos rastreáveis. | Assinatura eletrónica PDF | Configure signatários, campos, autenticação e provas para assinaturas rastreáveis. |
Capacidades adicionais
Funcionalidades que completam a solução
Versões e recuperação
Guarde revisões, consulte estados anteriores e restaure conteúdo.
Permissões e partilha privada
Dê acesso a utilizadores ou grupos sem expor publicamente documentos sensíveis.
Entrega original ou convertida
Partilhe a origem ou um download transformado sem criar cópias descontroladas.
Importação de outros clouds
Traga documentos do Google Drive, OneDrive ou Dropbox para o espaço gerido.
Automação API e webhook
Ligue entradas, transformações, assinaturas e resultados a sistemas externos.
Cenários completos
Aplicação num caso prático
Concluir processos com menos ferramentas.
- Situação inicial
- Ficheiros dispersos e versões difíceis de identificar.
- Configuração e processo
- Crie e edite documentos, folhas e apresentações com ONLYOFFICE dentro do Cloud.
- Resultado
- Documentos editados ou convertidos, PDF assinados, versões recuperáveis, links controlados e eventos de integração.
Coordenar pessoas, recursos e entregas.
- Situação inicial
- Conversões, assinaturas e entregas em ferramentas separadas.
- Configuração e processo
- Converta e otimize ficheiros e una, divida, reordene ou extraia conteúdo.
- Resultado
- Documentos editados ou convertidos, PDF assinados, versões recuperáveis, links controlados e eventos de integração.
Melhorar a operação com dados reais.
- Situação inicial
- Pouco controlo sobre permissões, alterações e estado do documento.
- Configuração e processo
- Configure signatários, campos, acesso, expiração e evidências para processos rastreáveis.
- Resultado
- Documentos editados ou convertidos, PDF assinados, versões recuperáveis, links controlados e eventos de integração.
Requisitos e limites
- As interfaces de edição e administração exigem um navegador moderno com JavaScript.
- A conta precisa de espaço para originais, projetos, versões e resultados.
- A edição Office exige um servidor ONLYOFFICE acessível; algumas conversões requerem LibreOffice.
Segurança e privacidade
- Os recursos permanecem privados até serem partilhados ou publicados explicitamente.
- Utilizadores, grupos, funções e visibilidade controlam a consulta e modificação.
- Versões e restauro reduzem o risco de perder alterações ou entregas anteriores.
Integrações
- Google Drive, OneDrive e Dropbox podem fornecer os ficheiros de origem.
- A API cria e consulta recursos; os webhooks notificam alterações e resultados.
- Os serviços compatíveis podem ser distribuídos através de links públicos controlados.
Utilização e planeamento
- Originais, projetos, versões e resultados usam a quota de armazenamento da conta.
- Transformações, renderizações e outros processos podem consumir créditos conforme a tarifa.
Quando se adequa
Verifique se esta solução responde à sua necessidade
Quando se adequa
- Precisa de um repositório ligado à edição, conversão e assinatura.
- Originais, versões e entregas devem permanecer relacionados.
- Quer automatizar entradas ou resultados através de API e webhooks.
Quando é necessária outra abordagem
- Precisa de gestão regulamentar de processos com classificação jurídica especializada.
- Pretende substituir um ERP ou sistema contabilístico completo.
Perguntas frequentes
Perguntas sobre Gestão documental
Sim. Edições, conversões e documentos assinados podem ser guardados como recursos ou versões separados sem perder a origem.
Sim. Os elementos podem ser partilhados com utilizadores ou grupos e ter visibilidades distintas para administração e publicação.
Sim. A API e os webhooks automatizam a entrada, transformação, assinatura e entrega de resultados.