Input
Documenti Office, PDF, testo, fogli di calcolo, presentazioni e file importati da altri Cloud.
Soluzione
Gestione documentale
Organizza, modifica, trasforma, firma e condividi documenti con versioni e permessi.
Descrizione
Organizza, modifica, trasforma, firma e condividi documenti con versioni e permessi.
A chi è rivolta
Una soluzione progettata per un contesto operativo concreto
Team amministrativi, legali, finanziari e operativi che ricevono, preparano, approvano e consegnano documenti.
Cosa cambia collegando il processo
- File dispersi e versioni difficili da identificare.
- Conversioni, firme e consegne gestite in strumenti separati.
- Scarso controllo su permessi, modifiche e stato del documento.
Architettura della soluzione
Input, funzionalità e risultati collegati
Risultati
Documenti modificati o convertiti, PDF firmati, versioni recuperabili, link controllati ed eventi di integrazione.
Mappa delle funzionalità
| Funzionalità | Servizio Apification | Risultato atteso |
|---|---|---|
| Archivio documentale centraleOrganizza file Office, PDF e allegati con cartelle, ricerca, metadati e anteprime. | Cloud Apification | Gestisci file, servizi e progetti digitali in uno spazio organizzato, versionato e pronto per la condivisione. |
| Modifica Office onlineCrea e modifica documenti, fogli e presentazioni con ONLYOFFICE nel Cloud. | Documenti, fogli e presentazioni | Crea e modifica file Office con ONLYOFFICE direttamente nello spazio Cloud. |
| Trasformazione di documenti e PDFConverti e ottimizza file e unisci, dividi, riordina o estrai i contenuti. | Trasformazione file | Converti, dividi, unisci, ottimizza ed elabora documenti, immagini, video, audio e dati. |
| Firma PDF controllataConfigura firmatari, campi, accesso, scadenza ed evidenze per processi tracciabili. | Firma elettronica PDF | Configura firmatari, campi, autenticazione e prove per firme tracciabili. |
Funzionalità aggiuntive
Funzioni che completano la soluzione
Versioni e recupero
Conserva revisioni, consulta stati precedenti e ripristina il contenuto.
Permessi e condivisione privata
Dai accesso a utenti o gruppi senza esporre pubblicamente i documenti sensibili.
Consegna originale o convertita
Condividi la sorgente o un download trasformato senza copie non gestite.
Importazione da altri cloud
Porta documenti da Google Drive, OneDrive o Dropbox nello spazio gestito.
Automazione API e webhook
Collega ingressi, trasformazioni, firme e risultati ai sistemi aziendali esterni.
Scenari completi
Applicazione in un caso concreto
Completare processi con meno strumenti.
- Situazione iniziale
- File dispersi e versioni difficili da identificare.
- Configurazione e processo
- Crea e modifica documenti, fogli e presentazioni con ONLYOFFICE nel Cloud.
- Risultato
- Documenti modificati o convertiti, PDF firmati, versioni recuperabili, link controllati ed eventi di integrazione.
Coordinare persone, risorse e consegne.
- Situazione iniziale
- Conversioni, firme e consegne gestite in strumenti separati.
- Configurazione e processo
- Converti e ottimizza file e unisci, dividi, riordina o estrai i contenuti.
- Risultato
- Documenti modificati o convertiti, PDF firmati, versioni recuperabili, link controllati ed eventi di integrazione.
Migliorare l’attività con dati reali.
- Situazione iniziale
- Scarso controllo su permessi, modifiche e stato del documento.
- Configurazione e processo
- Configura firmatari, campi, accesso, scadenza ed evidenze per processi tracciabili.
- Risultato
- Documenti modificati o convertiti, PDF firmati, versioni recuperabili, link controllati ed eventi di integrazione.
Requisiti e limiti
- Le interfacce di modifica e amministrazione richiedono un browser moderno con JavaScript.
- L’account deve avere spazio disponibile per originali, progetti, versioni e risultati.
- La modifica Office richiede un server ONLYOFFICE accessibile; alcune conversioni richiedono LibreOffice.
Sicurezza e privacy
- Le risorse restano private finché non vengono condivise o pubblicate esplicitamente.
- Utenti, gruppi, ruoli e visibilità controllano consultazione e modifica.
- Versioni e ripristino riducono il rischio di perdere modifiche o consegne precedenti.
Integrazioni
- Google Drive, OneDrive e Dropbox possono fornire i file sorgente.
- L’API crea e consulta risorse; i webhook notificano modifiche e risultati.
- I servizi compatibili possono essere distribuiti tramite link pubblici controllati.
Utilizzo e pianificazione
- Originali, progetti, versioni e risultati utilizzano la quota di archiviazione.
- Trasformazioni, rendering e altri processi possono consumare crediti secondo tariffa.
Quando è adatta
Verifica se questa soluzione risponde alle tue esigenze
Quando è adatta
- Serve un repository collegato a modifica, conversione e firma.
- Originali, versioni e consegne devono restare correlati.
- Vuoi automatizzare input o risultati tramite API e webhook.
Quando serve un altro approccio
- Serve una gestione fascicoli regolamentata con classificazione legale specialistica.
- Vuoi sostituire un ERP o un sistema contabile completo.
Domande frequenti
Domande su Gestione documentale
Sì. Modifiche, conversioni e documenti firmati possono essere archiviati come risorse o versioni separate senza perdere la fonte.
Sì. Gli elementi possono essere condivisi con utenti o gruppi e avere visibilità differenti per amministrazione e pubblicazione.
Sì. API e webhook automatizzano acquisizione, trasformazioni, firme e consegna dei risultati.